Sistema de Controle de Ações de Extensão – CAEX ganha mais um módulo integrado

Por meio da ferramenta, coordenadores podem preencher também Relatórios Anuais on-line

Dando continuidade ao processo de informatização do registro das ações na Pró-Reitoria de Extensão (PROEX), o Núcleo de Tecnologia de Informação da UNIFAL-MG (NTI) disponibilizou mais um módulo integrado ao Sistema de Controle de Ações de Extensão - CAEX: o de Relatórios Anuais.

O objetivo é possibilitar que os coordenadores responsáveis pelo cadastro de ações extensionistas possam concluir as práticas realizadas, preenchendo também o relatório final das atividades no próprio sistema, fechando assim, o ciclo iniciado com o registro da proposta e o gerenciamento da ação. “Antes da criação desse último módulo, os coordenadores tinham que preencher manualmente o relatório, imprimir e apresentar à PROEX. Caso fosse necessário alterar alguma informação, os coordenadores precisavam modificar e imprimir para entregar novamente. A informatização deste procedimento vem gerar melhor andamento de todo processo”, explica Cléber Moterani Tavares, analista em Tecnologia de Informação do NTI.

Cléber enfatiza que além de proporcionar maior autonomia e rapidez para os coordenadores cadastrarem os relatórios e editarem o formulário on-line, o novo módulo contribui para a economia de papel e permite mais facilidade para a Pró-Reitoria de Extensão condensar informações sobre os diversos projetos, programas, cursos e prestações de serviços promovidos pela Universidade. Tais informações envolvem objetivos das ações, equipes participantes, descrição das atividades desenvolvidas, avaliação da ação pelos coordenadores, públicos atendidos, entre outros dados que são requisitados pelo Ministério da Educação (MEC), anualmente.

O CAEX

Comentando sobre a implantação do Controle de Ações de Extensão, o analista relembra que o sistema foi desenvolvido para atender a demanda da PROEX, que com o crescimento da Universidade, também passou a apresentar um grande número de ações para serem organizadas.

Lançado em 2009, o sistema atendia apenas aos eventos e era inicialmente gerenciado pelos próprios servidores da Pró-Reitoria de Extensão, que recebiam as propostas de ações de Extensão em papel e ficavam responsáveis por cadastrá-las no sistema. A partir de então o sistema passou a disponibilizar inscrição de participantes, registro de presença nas atividades, submissão de trabalhos e geração dos certificados, tudo de forma on-line.

Com o passar do tempo, observou-se a necessidade de aprimorar a ferramenta, que além dos módulos de Inscrições, de Administração, de Presença e de Certificados, também disponibilizou o módulo de Propostas. Assim, os coordenadores das ações passaram a submeter suas propostas de atividades de Extensão para avaliação da PROEX, on-line.

De acordo com Cléber, a implantação dos seis módulos do CAEX, concluída com a criação do módulo de Relatórios Anuais, promoveu mudanças não somente na forma de trabalho da PROEX, dos coordenadores e participantes de ações, mas também para toda comunidade acadêmica. “A Pró-Reitoria de Extensão deixou de trabalhar com formulários impressos e imprimir certificados, os participantes ganharam um ambiente onde podem gerenciar suas inscrições, os organizadores passaram a ter mais autonomia no controle de suas ações e a Administração da Universidade passou a contar com uma ferramenta apropriada para emitir relatórios gerenciais e extrair dados relacionados à Extensão.”