O processo de renovação

O processo de renovação de matrículas na UNIFAL-MG não é uma simples renovação de vínculo com a instituição. Apesar de possuir essa função, ele também tem o importante papel da distribuição de quais disciplinas cada aluno vai cursar durante o semestre letivo, ou seja, as matrículas em disciplinas, o que é denominado plano de estudos do aluno. A renovação ocorre a cada semestre, envolvendo um esforço conjunto do DRGCA, PROGRAD, NTI e Coordenadores de Curso.

Esse processo envolve um vasto conjunto de variáveis, como dependências, aproveitamentos de disciplinas, equivalências de disciplinas, pré-requisitos, co-requisitos, quantidade de vagas por turmas, choques de horários, distribuição de turmas práticas, entre outros. A montagem de plano de estudos para cada discente da instituição deve levar em conta todos esses fatores. O processo de renovação de matrículas está representado de maneira sucinta na imagem a seguir.

 

O processo se inicia levando em consideração que ao final de um período letivo, todos os professores tenham efetuado o apontamento de notas e frequências e feito o encaminhamento ao DRGCA. Após o encaminhamento pelos professores, o DRGCA efetua o fechamento do período, que é o momento em que são definidas as aprovações e reprovações dos alunos nas turmas das disciplinas em que eles estão matriculados, com base nas notas e frequências.

Após o fechamento de período, o DRGCA gera os planos de estudos dos discentes para o próximo semestre. Isso faz com que o aluno, ao entrar no sistema para efetuar a renovação de matrícula, já possua um plano de estudos pré-montado de acordo com as disciplinas do seu período a cursar, levando em consideração eventuais impedimentos (dependência, pré requisito, etc). Posteriormente o discente poderá, caso existam vagas, concorrer em mudanças de turma, solicitar dependências, solicitar disciplinas eletivas e diretivas.

O processo de renovação de matrículas ocorre em 3 fases. Todos os alunos devem acessar o sistema para elaborar e revisar seu plano de estudos. A busca de turmas segue uma hierarquia para cada fase, conforme a estrutura a seguir:

  • 1ª Fase - busca de turmas específica por curso: o aluno inicia o processo de renovação de matrículas com um plano de estudos contendo as disciplinas de seu período previamente deferidas. O aluno busca ofertas de disciplinas (turmas) somente em seu curso e turno.
  • 2ª Fase - turmas disponíveis para todos os cursos: o aluno pode buscar turmas em outros cursos que possuem a mesma disciplina que ele deve cursar. As prioridades para matrículas nas turmas são:
    • Alunos do curso / turno;
    • Alunos do curso (independente do turno);
    • Alunos de outros cursos.
  • 3ª Fase - vagas remanescentes: os critérios e prioridades são os mesmos da 2ª fase a partir das vagas remanescentes.

Ao final da terceira fase, se o aluno ainda necessitar de algum tipo de adequação em seu plano de estudos, esta deve ser solicitada diretamente ao Coordenador de Curso, que tem a capacidade de fazer adequações diretamente nas matrículas do aluno, de acordo com o prazo previsto no calendário acadêmico.

Ao final de cada fase, é feito um processamento automatizado dos pedidos de matrícula nas turmas no qual se baseia a fase seguinte. Esse processamento leva em consideração critérios de desempate definidos pela PROGRAD. Com base nesse processamento ao final de cada fase, são definidas as vagas restantes para a fase seguinte de acordo com as prioridades estabelecidas.

Para saber mais sobre o processo de renovação, acesse o artigo publicado pelos Analistas do NTI no VIII Workshop de TIC da IFES, ocorrido em Brasília/DF de 01 a 04 de Setembro de 2014.