FAQ

Gostaria de dizer algo sobre o SEI da UNIFAL-MG?

Para enviar dúvidas, sugestões, demandas, reclamações, críticas ou elogios escreva para o endereço protarq@unifal-mg.edu.br

Antes de enviar uma pergunta veja se ela já não foi respondida aqui!

01) O SEI substituiu o sistema de protocolo da instituição?

Sim. A partir de 21 de maio de 2018 que o SEI entrou em operação na UNIFAL-MG, o atual sistema de protocolo foi desabilitado para criação de novos processos. No entanto, sistema de protocolo antigo ficou disponível para consulta de processos anteriores ao SEI.

02) Eu ainda vou poder tramitar processos físicos?

Sim, em parte. Apenas processos criados antes da data de início da operação do SEI na Instituição poderão tramitar fisicamente até o encerramento. Após essa data, todos os novos processos e seus documentos tramitarão de forma exclusivamente eletrônica.

03) E se eu precisar retomar (voltar a tramitar) um processo que está encerrado fisicamente?

Nesse caso específico, todo o conteúdo do processo físico deve ser inserido no SEI mediante escaneamento das páginas e a tramitação deve ser feita de forma eletrônica no SEI, não mais de forma física.

04) Estou lotado em uma unidade que não aparece pra mim no SEI ou a sigla que aparece está errada, o que eu faço?

A alteração do cadastro de unidade regimental é responsabilidade da Coordenadoria de Cadastro e Controle Funcional da PROGEPE, enquanto a modificação em unidade não regimental é atribuição da Seção de Protocolo e Arquivo. A repercussão no SEI de todas as atualizações realizadas no Sistema de Gestão de Pessoas ocorrem no dia seguinte à atualização. Segue quadro abaixo com os procedimentos para inclusão/exclusão de usuários internos (servidores, estagiários e colaboradores terceirizados) nas unidades do SEI:

Unidade Usuário Procedimento
 

REGIMENTAL


Servidor(a) ou estagiário(a) Enviar e-mail para cadastro@unifal-mg.edu.br
Colaborador(a) Terceirizado(a) de Alfenas Enviar processo SEI para GEFISCT
Colaborador(a) Terceirizado(a) de Poços de Caldas Enviar e-mail para contratos.pocos@unifal-mg.edu.br
Colaborador(a) Terceirizado(a) de Varginha Enviar e-mail para administracao.varginha@unifal-mg.edu.br
NÃO REGIMENTAL Servidor(a), estagiário(a) ou Colaborador(a) Enviar processo SEI para PROTARQ

05) Quem vai poder iniciar processos no SEI?

Qualquer servidor (Docente ou TAE) poderá abrir processo no SEI. Colaboradores terceirizados que possuem login e senha institucionais também poderão iniciar processos. Os usuários externos (todos aqueles que não fazem parte da comunidade acadêmica, como fornecedores por exemplo) deverão dirigir-se a unidade de protocolo de algum dos campi da UNIFAL-MG para iniciar um processo. Os discentes da UNIFAL-MG, além da abertura de processos nos protocolos, podem realizar remotamente conforme instruções no FAQ 02 da página https://www.unifal-mg.edu.br/protarq/faq/

06) É obrigatório selecionar o Tipo de Processo?

Sim. Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela “Iniciar Processo”.

07) Quando devo utilizar o Número de Protocolo Automático e o Número de Protocolo Informado?

A opção Número de Protocolo Automático é a opção padrão do SEI e deve ser utilizada sempre que um NOVO processo for iniciado. A opção Número de Protocolo Informado deve ser utilizada apenas nos casos em que um processo já existente na forma física (interno ou externo à Instituição) precisar ser inserido no SEI.

08) Qual a diferença entre os níveis de acesso Sigiloso, Restrito e Público?

nível de acesso público: acesso a todos usuários do SEI da UNIFAL-MG.

nível de acesso restrito: acesso a todos usuários das unidades por onde o processo tramitou no SEI da UNIFAL-MG.

nível de acesso sigiloso: acesso somente ao usuário-produtor e aos usuários credenciados por quem recebeu o processo no SEI da UNIFAL-MG.

09) Como devem ser tratados os processos restritos do tipo PAD (Processo Administrativo Disciplinar) no SEI?

A Comissão de Implantação recomenda a criação de uma unidade específica para cada processo do tipo PAD (ou qualquer processo restrito) que existir e que sejam lotados nessa unidade apenas as pessoas que trabalharão no processo. Sugere-se que esses processos (PAD) sejam criados com nível de acesso restrito e NUNCA sejam tramitados.

10) O que eu devo colocar nos campos Remetente, Destinatário e Interessado?

O campo Remetente deve ser preenchido com o nome da Unidade que está criando o documento ou processo. O campo destinatário deve ser preenchido com o nome da Unidade (ou das unidades) para a qual o documento ou processo será enviado. Caso a intenção seja não tramitar, o campo Destinatário pode ter o mesmo conteúdo do campo Remetente. O campo Interessado deve ser preenchido com o nome das Pessoas interessadas no documento ou processo.

11) Quem é o destinatário de um documento?

É importante ressaltar que documentos oficiais estão destinados ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for encaminhado a um destinatário que não ocupe mais o cargo, ele será encaminhado ao novo ocupante do cargo para as providências cabíveis.

12) No momento de incluir um documento externo no SEI, que Tipo de Conferência devo escolher?

Caso seja entregue um documento nato-digital, ou seja, documento que não está em suporte papel (uma planilha eletrônica, por exemplo), escolher Nato-Digital.

Se o documento entregue for em suporte papel, escolher Digitalizado nesta Unidade. Posteriormente, selecionar o Tipo de Conferência:

  • Cópia autenticada por servidor com fé pública, deve-se escolher “Cópia Autenticada Administrativamente.
  • Cópia autenticada em cartório, deve-se selecionar “Cópia Autenticada por cartório”.
  • Qualquer cópia sem nenhuma autenticação, deve selecionar “Cópia simples”.
  • Documento original e assinado, deve-se selecionar “Documento Original”.

13) Como eu assino um documento no SEI?

A assinatura de documentos no SEI pode ser feita de duas formas: via Certificado Digital ou via Senha Institucional. Quem possui o Certificado de Digital, basta utilizar o token no momento de assinar o documento. Quem não possui o Certificado Digital deve digitar a sua Senha Institucional, a mesma utilizada para acessar o SEI, a conta de e-mail e os demais sistemas da Instituição. Nesse último caso, depois de digitar a senha o usuário deve pressionar a tecla ENTER para confirmar a assinatura. 

14) Preciso que várias pessoas assinem um documento, como devo proceder?

Depende, se todas essas pessoas que precisam assinar o documento (uma ata de reunião por exemplo) pertencem à sua unidade (ou comissão, colegiado, núcleo, comitê, conselho, etc.) é bem simples: basta você criar o documento dentro de um processo na sua unidade e avisá-las para que assinem. Todas as pessoas lotadas na sua unidade, por padrão, já possuem acesso ao documento. Caso sejam pessoas de unidades diferentes, você precisará criar um Bloco de Assinatura e liberar este bloco para todas as unidades nas quais essas pessoas estão lotadas. Ainda sim, será preciso solicitar a elas que acessem o bloco que você criou e assinem o documento. Caso tenha dúvidas sobre como criar Blocos de Assinatura, consulte o Mapa de Processo “Incluir Documento em Bloco de Assinatura” disponível aqui no sítio em Material de Apoio.

15) Posso utilizar qualquer navegador para acessar o SEI?

Recomenda-se o uso dos navegadores Firefox e Chrome. Apesar de funcionar em outros navegadores, o SEI pode conter recursos que não são totalmente interpretados por todos.

16) Como configurar o scanner para inclusão de documento externo (digitalizado) no SEI?

* Formato: Portable Document Format – PDF/A-2
* Tamanho: A4
* Resolução: 300 dpi
* Escala: 1:1
* Cor: Modo tons de cinza ou colorido, 8 bits
* Compressão: sem perdas
* Os arquivos deverão ser digitalizados com o reconhecimento ótico de caracteres (OCR)

17) Como devo preencher o campo INTERESSADO no SEI?

Conforme Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, INTERESSADO é:

Pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento, avulso ou processo.

Considera-se como interessado o signatário do documento (quem assina o documento), quando pessoa física, ou aquele cujo assunto do processo lhe interessar diretamente. No caso em que o signatário representar pessoa jurídica, considera-se com o interessado a instituição.

Exemplo 01 (INTERESSADO Fulano): Servidor Fulano solicita aquisição de um computador para Seção de Protocolo. Destinatário: Pró-Reitoria de Administração e Finanças. Fulano é o signatário do documento.

Exemplo 02 (INTERESSADO Fulano): O Pró-Reitor autoriza e as férias do servidor Fulano da Seção de Protocolo. Destinatário: Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas. O assunto férias interessa diretamente ao Fulano. Pró-Reitor é o signatário do documento.

Exemplo 03 (INTERESSADO: Prefeitura Municipal de Alfenas): O prefeito de Alfenas/MG Sicrano solicita a reserva do auditório da UNIFAL-MG para realizar um evento. Destinatário: Reitoria. O Prefeito Sicrano representa a Prefeitura Municipal de Alfenas.

18) Qual tipo de documento padrão deve ser utilizado para Comunicações Oficiais?

Conforme 3º edição do Manual de Redação da Presidência da República na página 27, havia três tipos de expedientes (o ofício, o aviso e o memorando) e com o objetivo de uniformizá-los, passou-se adotar a nomenclatura e diagramação únicas, que seguem o padrão ofício, com as seguintes variações:

OFÍCIO: quando um órgão envia um expediente para um órgão receptor.

OFÍCIO CIRCULAR: quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

OFÍCIO CONJUNTO: quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor.

OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR: quando mais de órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

19) Ao tentar inserir um documento externo é exibida a mensagem de erro “Data do documento inválida”. Como proceder?

Este erro está associado à extensão “Certificado Digital”, instalada nos navegadores de determinados usuários. Para contornar o problema basta desabilitar ou desinstalar a extensão no navegador. Veja o caminho:


Google Chrome: acessar Configurações / Mais Ferramentas / Extensões, localizar a extensão que representa o certificado digital e desabilitá-la ou removê-la.


Mozilla Firefox: acessar Configurações / Extensões, clicar na aba Extensões do menu lateral esquerdo, localizar a extensão que representa o certificado digital e desabilitá-la ou removê-la.

20) Qual o procedimento deve ser realizado após a tramitação de processo no SEI se for necessário incluir algum documento e/ou realizar alguma ação (assinar, atualizar andamento, etc) no processo enviado?

Antes de qualquer ação no processo após o envio, o usuário do SEI deve contatar o(s) destinatário(s) (ligação telefônica, mensagem de texto, WhatsApp ou E-mail) solicitando a devolução do processo ou, se autorizado pelo(s) destinatário(s), reabrir o processo e fazer as modificações necessárias.

21) O que mudou com o SEI 4.0?

  • Ícones 
  • Interface da tela Controle de Procossos (tela incial)
  • Novo menu Painel de Controle
  • Mais possibilidade de filtros por tipo de processo na tela Controle de Processos
  • Mais opções de marcardores
  • Novo opção de Comentários em documentos e processos
  • Identificação da unidade geradora do documento na árvore de processo
  • A unidade que concede acesso externo ou disponibiliza documento para assinatura externa pode permitir a inclusão de documentos por parte do usuário externo
  • adicionado tratamento para “Nome Social” no cadastro de Usuários Internos, Usuários Externos e Contatos

As novidades e atualizações acima entre outras estão no Documento SEI versão 4.0 e na Cartilha do Usuário SEI do Ministério da Economia, disponíveis na página Material de Apoio. No documento SEI versão 4.0 estão indicados vídeos (duração de um a dez minutos) sobre SEI 4.0 publicados no YouTube pelo Superior Tribunal de Justiça (SEI|STJ) e pela Assembleia Legislativa de Santa Catarina (Momento SEI 2022).

22) Quais os procedimentos no SEI para solicitação de afastamentos e viagens?

As requisições de viagem do(a) servidor(a) devem ser feitas em um ÚNICO processo do SEI no ANO, do(a) próprio(a) servidor(a) requisitante, aberto apenas para essa finalidade, ao invés de abrir um processo SEI para cada viagem. Por exemplo, todas as viagens realizadas no ano de 2023 devem estar no processo 23087.XXXXXX/2023-XX.

As requisições de viagem do(a) servidor(a) devem ser individualizadas, feitas no processo ÚNICO de cada ANO aberto pelo(a) servidor(a) exclusivamente para os afastamentos e as viagens, portanto, NÃO devendo dois ou mais servidores usarem o mesmo processo de afastamento/viagem que farão juntos, para requisição de seus afastamentos.

Para ver o passo a passo de solicitação de afastamento, clique aqui