Você conhece o sistema on-line para solicitação de manutenção em serviços gerais e suporte em informática da UNIFAL-MG?

Saiba mais sobre as funcionalidades da ferramenta

Em 2010, o Núcleo de Tecnologia de Informação disponibilizou uma ferramenta on-line para facilitar o atendimento de solicitações em manutenção de serviços gerais e suporte em informática na UNIFAL-MG. Porém, alguns servidores e colaboradores ainda desconhecem a forma prática e rápida de realizar os pedidos por este canal.

Para o pró-reitor de Planejamento, Orçamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLAN, Prof. Tomás Dias Sant’Ana e o pró-reitor adjunto, Prof. Luciano Tavares da Costa, a utilização da ferramenta é fundamental para organizar os procedimentos e rotinas referentes às requisições de serviços gerais e suporte em informática na instituição, principalmente após a expansão da universidade, que proporcionou novos servidores ao quadro da UNIFAL-MG e aumento da demanda de solicitações.

Procurando informar sobre a melhor forma de uso, em parceria com a Pró-Reitoria de Administração e Finanças, a PROPLAN propôs a divulgação das funcionalidades da ferramenta.

Confira a seguir.

REQUISIÇÕES WEB

A responsável pelo NTI, Beatriz Garcia de Araújo Ferreira, explica que os sistemas de ordens de serviço do Núcleo de Tecnologia da Informação e do Departamento de Serviços Gerais foram criados para de fato, gerenciar melhor a prestação de serviços solicitados pela comunidade interna a esses dois setores. “Com as solicitações sendo feitas via sistema, é possível um melhor gerenciamento do atendimento aos usuários pelas unidades que prestam esses serviços, além de possibilitar feedback ao solicitante do andamento de sua requisição. A cada nova requisição aberta, é gerada uma Ordem de Serviço ao setor responsável”, esclarece.

Também José Antonio Ramos, servidor que responde pelo Departamento de Serviços Gerais – DSG, observa que o canal em rede possibilita um monitoramento automático das requisições, assim como retorno ao solicitante. Segundo ele, as requisições são recebidas no Centro de Manutenção de Equipamentos (CME) do DSG, que encaminha a solicitação como Ordem de Serviço para a oficina responsável. No entanto, há casos mais complexos, em que o setor retorna ao requisitante, orientando sobre a necessidade de abrir um processo para o atendimento. No ano de 2012, o departamento registrou mais de 5.000 atendimentos, com sucesso de resolução em cerca de 80%.

A pró-reitora de Administração e Finanças – PROAF, Vera Lúcia Rosa de Carvalho, salienta a importância dos usuários conhecerem os tipos de serviços que devem ser solicitados. Alguns deles, como reformas prediais e fabricação de móveis, devem ser solicitados através de processos, já que estes são analisados, projetados e, quando necessário, licitados.

Para melhor saber como a ferramenta deve ser utilizada, o NTI disponibilizou um passo a passo.

Clique aqui para acessar o TUTORIAL.

De acordo com a Beatriz, uma nova versão do sistema, ainda mais completa, será disponibilizada em breve. “Apesar do sistema estar em pleno uso pela comunidade, uma nova versão está sendo desenvolvida agregando uma série de novas funcionalidades. Entre elas, podemos destacar a integração aos demais sistemas da UNIFAL-MG, como Patrimônio, Espaço Físico, Porteiro Web, entre outros. A previsão é de que a nova versão entre em uso no segundo semestre de 2013”, revela.

COMO REQUISITAR

O acesso ao sistema Requisições Web pode ser feito de três maneiras:

1- Pelo portal da UNIFAL-MG, no link Sistemas no menu à direita. Ao clicar, o usuário deverá acessar o sistema correspondente (DSG ou NTI);
2- Pela Intranet, através do menu Serviços/ Requisição de Serviços, após o login e senha (usuário institucional - nome.sobrenome - o mesmo utilizado para o e-mail);
3- Pela interface do Porteiro Web. Este acesso facilitará o registro de problemas/manutenções percebidas em salas de aula.

O QUE PODE SER REQUISITADO

Uma vez logado no sistema, o usuário poderá efetuar requisições através do botão Enviar requisição. Ao selecionar esta opção, o usuário será direcionado a uma tela onde deverá escolher o tipo de requisição a ser efetuada. O sistema permite que o usuário efetue novas requisições e acompanhe seu histórico de requisições, bem como o andamento de requisições abertas.

Os serviços que podem ser requisitados pelo canal são:

Requisições Web - NTI:

• Suporte ao usuário: Manutenção de computadores (Hardware e Software), Instalação de Software.
• Suporte em Redes: Requisições relativas à Conectividade, Servidor de arquivos Samba, E-mail, e serviços de rede em geral.
• Suporte em Sistemas: Dados / Relatórios / Manutenções / Problemas em softwares desenvolvidos e/ou sob responsabilidade do NTI

Requisições Web - DSG:

• Serviços Diversos: Coleta de lixo, Retirada de equipamentos, confecção de chaves, etc.
• Bens Imóveis: Ordem de Serviço para Manutenção Predial.
• Bens Móveis: Ordem de Serviço para Manutenção (Equipamentos, Móveis, etc.).
• Produção de Bens: Solicitação de confecção de pequenos móveis e solicitação de produtos de serralheria.

Após a escolha do tipo de serviço, basta preencher os campos solicitados e clicar em Enviar Requisição.

Sempre que é aberta uma requisição no sistema Requisições Web, é emitida automaticamente uma Ordem de Serviço ao setor responsável pelo atendimento. Qualquer resposta dada à requisição no sistema é informada automaticamente por e-mail ao usuário.