Comitê Gestor de Segurança da Informação do Acervo Acadêmico (CGSI-AA)
Objetivo Geral: elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido na Portaria nº 315/2018, do Ministério da Educação (MEC) e, de maneira subsidiária, nas normas da UNIFAL-MG (inciso II, do art. 45, da Portaria nº 315/2018 do MEC)
Objetivo Específico: conversão para o meio digital (digitalização) dos documentos do acervo acadêmico da UNIFAL-MG (caput, do art. 45, da Portaria nº 315/2018 do MEC)
A primeira composição do CGSI-AA foi definida pela portaria nº 1712/2019 da UNIFAL-MG. A partir de sua primeira reunião, que ocorreu em 26 de agosto de 2019, passou a realizar encontros quinzenas voltados para estudos sobre a Portaria nº 315/2018 do MEC a qual as ações do comitê devem se submeter, o que subsidiou as diretrizes iniciais que balizaram as ações desenvolvidas. Neste período também foram realizados estudos sobre a gestão arquivística de documentos no contexto do acervo acadêmico.
Destes estudos concluiu-se que, ao processo de conversão digital do acervo acadêmico, precede a necessidade se de elaborar e implementar uma política de segurança da informação do Acervo Acadêmico, esta depende de uma política arquivística da instituição. Portanto, a partir do final do ano de 2019 até o momento as ações do comitê dividiram-se em três eixos:
Eixo I – Assessoramento, consultoria e capacitação em gestão documental arquivística e segurança do acervo acadêmico:
- Projeto piloto de modelo de gestão arquivística orientado para a segurança do acervo acadêmico do DRGCA – agosto a dezembro de 2019
- Assessoramento e realização de Workshop/oficinas com Secretarias de Pós-graduação sobre a gestão arquivística de documentos do acervo acadêmico produzidos e arquivados na Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação – outubro a dezembro de 2019
- Encontro com comissões, comitês, órgãos da área jurídica e de tecnologia da informação para um alinhamento das ações do CGSI-AA com as demais políticas de segurança da informação, de governança e preservação de dados e documentos digitais – 24.10.2019
- Encontro com equipe de gestores (Pro-Reitorias e diretorias administrativas) para apresentação das conclusões e desdobramentos decorrentes dos estudos realizados no segundo semestre de 2019 – 06.02.2020
Eixo II – Políticas, planos e projetos de gestão arquivística e da segurança do acervo acadêmico
- Elaboração e proposição ao Conselho Universitário de Política Arquivística (P-Arq) para UNIFAL-MG (fevereiro a dezembro de 2020)
- Elaboração e encaminhamento para apreciação do CONSUNI de normativa que dispõe sobre a regularização da custódia, gestão documental e segurança dos documentos do acervo acadêmico, que contemple também procedimentos, metodologias, protocolos sistematizados de diagnóstico, recuperação e registro de documentos e informações do acervo acadêmico não localizados (julho a dezembro de 2021)
- Elaboração e encaminhamento do Regimento interno do CGSI-AA para apreciação do CONSUNI (setembro a dezembro de 2021)
- Elaboração do Plano Emergencial de digitalização do acervo acadêmico da UNIFAL-MG, com auxílio da Rede de Arquivistas das IFES (ARQUIFES), para acessar o Plano, clique aqui (julho 2021 a fevereiro 2024)
Eixo III – Comunicação e conscientização da Comunidade universitária
- Criação e gestão de um canal no YouTube para comunicar, informar e conscientizar a comunidade universitária sobre temas correlacionados a segurança da informação do acervo acadêmico por meio de eventos públicos e abertos na forma de Live, reuniões abertas, vídeo aulas, vídeo tutoriais e entrevistas gravadas com especialistas
- Criação de um site para gestão de conteúdos e divulgação permanente das ações realizadas pelo Comitê