01. O que é a Auditoria Interna?
Nos termos da IN 01/2001 da SFC, a auditoria interna “constitui-se em um conjunto de procedimentos, tecnicamente normatizados, que funciona por meio de acompanhamento indireto de processos, avaliação de resultados e proposição de ações corretivas para os desvios gerenciais da entidade à qual está vinculada”.
Nos termos do art. 1º do Regimento Interno da Auditoria Interna, formalmente aprovado pelo CONSUNI por meio da Resolução nº56 de 04 de dezembro de 2018, a Auditoria Interna da Universidade Federal de Alfenas – Audin é órgão técnico de assessoramento da gestão que realiza atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar os processos de trabalho da instituição. A Audin também auxilia na realização dos objetivos Institucionais, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de governança, de gestão de riscos e de controles internos.
02. Quais são as atribuições da Auditoria Interna?
Nos termos do Capítulo III do Regimento Interno da Auditoria Interna (Resolução nº 56/2018) Compete à Audin deve avaliar e, quando necessário, recomendar adoção de medidas apropriadas para a melhoria do processo de governança no cumprimento dos seguintes objetivos:
I. promover a ética e os valores apropriados no âmbito das Unidades Auditadas;
II. assegurar o gerenciamento eficaz do desempenho organizacional e accountability;
III. comunicar as informações relacionadas aos riscos e aos controles às áreas apropriadas da Unidade Auditada; e
IV. avaliar se a governança de tecnologia da informação provê suporte às estratégias e objetivos da organização.
A Audin deve, ainda, avaliar a eficácia e contribuir para a melhoria do processo de gerenciamento de riscos, observando se nesse processo:
I. os riscos significativos são identificados e avaliados;
II. as respostas aos riscos são estabelecidas de forma compatível com a avaliação de risco da Unidade Auditada;
III. as informações sobre riscos relevantes são coletadas e comunicadas de forma oportuna, permitindo que os responsáveis cumpram com as suas obrigações;
IV. os potenciais riscos de fraude são identificados e se há controles para tratamento desses riscos;
Por fim, a Audin deve avaliar se os controles internos são identificados, aplicados e efetivos na resposta aos riscos. A avaliação deve contemplar:
I. o alcance dos objetivos estratégicos;
II. a confiabilidade e integridade das informações;
III. a eficácia e eficiência das operações e programas;
IV. a salvaguarda dos ativos; e
V. a conformidade com leis, regulamentos, políticas e procedimentos internos e externos.
Além disso, compete à Auditoria Interna prestar apoio aos órgãos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal (CGU) e ao controle externo (TCU).
03. O que a Auditoria Interna não pode fazer?
Pelo princípio da segregação de funções e para não gerar conflitos de interesses, é proibido aos auditores internos:
I. assumir responsabilidades operacionais que não guardem relação direta com as obrigações da auditoria, a fim de se evitar sobreposição dessas às atividades inerentes aos auditores;
II. participar de comissões de caráter administrativo e/ou disciplinar;
III. avaliar operações e atividades específicas com as quais estiveram envolvidos nos últimos 24 meses, mesmo que tenham executados atividades em nível operacional;
IV. emitir manifestações e pareceres de cunho jurídico;
V. substituir os titulares de órgãos sujeitos a auditoria;
VI. realizar atividades que possam caracterizar participação nos atos de gestão, com objetivo de manter o princípio de segregação de funções, de modo que haja independência nos trabalhos de auditoria.
04. Qual é a diferença entre controle interno e Auditoria Interna?
Controle Interno é conjunto de atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos integrados com vistas a assegurar que os objetivos da instituição sejam alcançados, de forma eficiente, eficaz e efetiva.
Trata-se de um processo organizacional de responsabilidade da própria gestão e de cada setor individualmente, criados para mitigar riscos e assegurar uma razoável margem de garantia de que os objetivos da organização sejam atingidos.
As atividades de controle devem estar distribuídas por toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Elas incluem uma gama de controles preventivos e detectivos, como procedimentos de autorização e aprovação, segregação de funções (autorização, execução, registro e controle), controles de acesso a recursos e registros, verificações, conciliações, revisões de desempenho, avaliação de operações, de processos e de atividades, supervisão direta, dentre outros.
Além de controles preventivos e detectivos, as ações corretivas são um complemento necessário às atividades ou procedimentos de controle.
Por sua vez, a Auditoria Interna é a atividade que compreende os exames, análises, comprovações e levantamentos, metodologicamente estruturados, para a avaliação da consistência e adequação dos controles internos. É exercida de forma independente da gestão, que tem como um dos objetivos, a avaliação dos controles internos implantados na instituição.
05. Quem são os responsáveis pela implantação e execução dos controles internos?
A implantação é realizada pela gestão para diminuir os riscos e assegurar o alcance de objetivos organizacionais e de políticas públicas, nos termos da IN 01/2016. Já a execução de tais de controles é de competência de todos os setores e servidores da instituição. Cabe à Auditoria Interna apenas a avaliação dos mesmos e sua adequação quando da realização dos trabalhos de Auditoria formalmente planejados por meio do PAINT e/ou por meio de solicitação especificas.
06. Como funciona a Auditoria Interna e seus procedimentos?
A Auditoria Interna da UNIFAL-MG possui atualmente 3 (três) servidores, sendo 1 auditor e 2 assistentes em administração.
Para a realização dos trabalhos de Auditoria Interna é elaborado o Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT, regulamentado pela IN 09/2019 da Secretaria Federal de Controle (SFC). Sua elaboração se dá no ano anterior ao de execução. Na elaboração do PAINT, a unidade de Auditoria Interna deverá considerar, dentre outras coisas, o planejamento estratégico, o gerenciamento de riscos corporativos e os controles existentes na Instituição. Entretanto, a existência de um plano a ser seguido durante o exercício não impede a realização de auditorias especiais, decorrentes de solicitações de gestores em situações excepcionais.
Quando da realização das atividades, as quais devem estar previstas em um planejamento anual – PAINT, os servidores responsáveis pela execução das ações de auditoria serão designados para os trabalhos mediante Ordem de Serviço ou equivalente, expedida pelo Auditor Chefe. Os trabalhos serão executados de acordo com o planejamento elaborado pelo Auditor Chefe que deve estar em consonância com o PAINT e com as normas de Auditoria aplicáveis à Administração Pública Federal, bem como com os procedimentos previstos pelos organismos internacionais de Auditoria. Sempre no início de cada trabalho de auditoria a área a ser auditada deverá ser cientificada acerca dos trabalhos a serem realizados por meio da realização de uma reunião inicial, onde será apresentada a equipe e o escopo a ser analisado. Todas as solicitações de auditoria deverão ser formalmente encaminhadas à área auditada pelo Auditor Chefe ou pelo responsável pela ação de auditoria.
As demandas de informações e providências emanadas pela Auditoria Interna terão prioridade administrativa na Instituição e sua recusa ou atraso importará em representação para os órgãos superiores. A Audin tem prerrogativa de obter apoio necessário dos servidores das unidades auditadas e assistência de especialistas, tanto internos quanto externos, quando considerado necessário.
Findo os trabalhos, as conclusões do corpo técnico serão condensadas em Relatório Preliminar de Auditoria, que constituirá o documento final dos trabalhos realizados. O Relatório Preliminar de Auditoria será encaminhado para a área auditada para conhecimento. No intuito de se explicar e discutir os apontamentos e recomendações com a área auditada, será designada Reunião de Busca Conjunta de Soluções. Ao final da reunião será estipulado, conjuntamente com a área auditada, o prazo para manifestação acerca dos apontamentos e recomendações indicando, inclusive, o prazo necessário para a implementação total das recomendações.
Ao final, de posse das informações encaminhadas formalmente pela área auditada, o Relatório Preliminar de Auditoria será convertido em Relatório de Auditoria Definitivo, constando a manifestação da área auditada e a apreciação da Auditoria Interna. Esse Relatório de Auditoria será encaminhado, para conhecimento e providências cabíveis, aos setores envolvidos e, concomitantemente, ao Reitor, para conhecimento. As recomendações pendentes de cumprimento serão incluídas no Plano Permanente de Providências a ser monitorado pela Auditoria Interna.
Todos os anos, após a execução do PAINT, deve ser elaborado o Relatório de Auditoria Interna (RAINT), também regulamentado pela IN 09/2018 da SFC.
07. Por que não há um auditor interno em cada campus?
Cabe ressaltar que as ações de auditoria são realizadas nos processos Institucionais que na UNIFAL-MG, em sua grande maioria, ainda são centralizados no Campus Sede. Assim sendo, mesmo que houvesse suficiente força de trabalho para manter Auditores fora da Sede, não seria viável ao passo que as ações de Auditoria devem ser realizadas nos processos locais e, para aquelas ações que demandarem análises e exames nos campi fora de sede, são feitas mediante visitas/vistorias in loco.
08. Quais são os documentos utilizados/emitidos pela Auditoria Interna?
No decorrer dos trabalhos da Auditoria Interna podem serão emitidos os seguintes documentos pela AUDIN:
I. Solicitação de Auditoria (SA);
II. Nota de Auditoria (NA);
III. Relatório de Auditoria.
IV. Nota Técnica (NT)
V. Informação
VI. PAINT
VII. RAINT
09. Qual a postura a ser adotada se o seu setor está sendo auditado pela Auditoria Interna?
Se seu setor estiver sendo auditado, você deve atender às Solicitações de Auditoria no prazo estipulado, entregando as documentações solicitadas ou respondendo aos questionamentos feitos através de memorando assinado pelo responsável que elaborou as justificativas/respostas. Nestas, quanto mais detalhados, fundamentados e comprovados forem os atos, mais acuradas serão as análises e recomendações expedidas pela Auditoria Interna.
10. Quais os impactos que as ações de auditoria podem trazer o setor Auditado?
Tendo em vista que o objetivo primordial da Auditoria Interna é agregar valor à gestão, a realização de uma ação de auditoria viabilizará uma análise de fora do setor sobre os processos internos viabilizando a identificação da inexistência ou insuficiência dos controles internos, além da melhoria das práticas e procedimentos adotados pelo setor.