Obrigatório adoção das Boas Práticas abaixo no uso do SEI da UNIFAL-MG conforme Portaria nº 1515, 29.08.2024:
Boa Prática 01 no SEI: após enviar processo, não reabrir sem autorização e/ou ciência do(s) destinatário(s).
Justificativa(s): 1) Art. 17, da Portaria nº 1373/2022/UNIFAL-MG; e 2) embaraço e confusão na unidade que recebeu o processo, pois talvez esteja sendo editado um despacho sem o conhecimento de novos documentos.
Procedimento(s) correto(s): solicitar o(s) destinatário(s), por telefone, WhatsApp ou e-mail, autorização para reabrir e/ou anexar documentos ao processo. Nunca solicitar autorização por despacho no processo, pois, por óbvio, seria necessário reabri-lo antes.
Exceção: nos processos com rotina preestabelecida, não é necessário solicitar autorização para reabertura do processo. Por exemplo, nos processos de fiscalização de contratos, que mensalmente o(a) fiscal precisa reabrir o processo para anexar notas fiscais, neste caso, não precisa solicitar autorização para PROAF.
Boa Prática 02 no SEI: à exceção de trabalho concomitante com outros setores, não deixar o processo aberto na unidade após envio.
Justificativa(s): impossibilita a unidade de destino realizar anexação de processos.
Procedimento(s) correto(s): para acompanhar processos, utilizar as funcionalidades Acompanhamento Especial ou Blocos Internos. Destaca-se que na exceção de trabalho concomitante (edição de documento por vários setores), antes de enviar o processo, é necessário incluir e disponibilizar o documento sem assinar em Blocos de Assinaturas.
Boa Prática 03 no SEI: não tramitar rascunhos e minutas assinados para edição de um documento final.
Justificativa(s): 1) rascunho e minuta são estágios de produção de documento, por isso não devem ser assinados, pois não possuem valor, somente assinar o documento final; e 2) documento assinado e tramitado não pode ser mais alterado, necessitando a inclusão do Documento Cancelamento do Documento SEI (Art. 14, da Portaria nº 1373/2022/UNIFAL-MG), ficando assim desnecessariamente três documentos: Minuta assinada, Cancelamento do Documento SEI e o Documento Final.
Procedimento(s) correto(s):
1) incluir e disponibilizar o documento sem assinar em Blocos de Assinaturas, antes de enviar para outra unidade; ou
2) compartilhar o documento no Google Drive para ajustes e sugestões, após finalização do texto, incluir no SEI e solicitar assinaturas no documento final.
Boa Prática 04 no SEI: evitar tramitar processos para mais de uma unidade.
Justificativa(s): Art. 18, da Portaria nº 1373/2022/UNIFAL-MG.
Procedimento(s) correto(s):
1) somente deve ser tramitado um processo para mais de uma unidade quando forem necessárias providências simultâneas de várias unidades; e
2) caso o processo necessite de providências sequenciais de mais de um destinatário, deve-se aguardar o despacho do primeiro e os demais somente tomarem providências após o processo ser tramitado para sua unidade.
Boa Prática 05 no SEI: deve-se evitar a abertura desnecessária de processos e não utilizar o SEI para comunicados.
Justificativa(s): 1) item 2.10.1.1 da Portaria Interministerial MJ/MPOG nº 1.677/2015; e 2) economicidade.
Procedimento(s) correto(s):
1) para mesmo assunto e interessado, utilizar o mesmo processo no ano. Durante a vigência de contratos e instrumentos congêneres, utilizar somente 01 (um) processo para contratação e aditivos e 01 (um) processo para pagamentos mensais e fiscalização;
2) nos comunicados, utilizar E-mail institucional ou solicitar à Seção de Protocolo e Arquivo a disponibilização pela funcionalidade Novidades do SEI; e
3) orientações sobre afastamentos (viagens), Ofício Circular (comunicados) e elaboração compartilhada de documentos, consultar OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 4/2023/PROTARQ/DAA/PROAF/Reitoria/Unifal-MG, anexo ao processo nº 23087.017116/2023-75 disponível em Pesquisa Pública.
Exceção: tendo em vista a necessidade de ciência dos setores e/ou interessado(a)s para dar andamento em processos de gestão de pessoas, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE) é único setor autorizado a enviar comunicados pelo SEI.
Boa Prática 06 no SEI: evitar anexar arquivos externos (PDF, planilhas, textos) desnecessariamente.
Justificativa(s): economicidade.
Procedimento(s) correto(s):
1) para citar um documento ou outro processo do SEI, mesmo que documento externo, o correto é referenciar o número deste utilizando o Link do SEI, evitando-se assim o upload duplicado do mesmo documento;
2) para envio de manuais, sugere-se a disponibilização do link da página em vez do upload a cada novo processo em que o manual é citado; e
3) se receber Ofício Circular (deveria ser evitado conforme Boa Prática 05), para dar amplo conhecimento a todos os usuários da unidade, o correto é o envio através da ferramenta de e-mail do SEI (botão Enviar Correspondência Eletrônica) em vez de enviar pelo E-mail institucional e, posteriormente, anexar o PDF ao processo.