FAQ

Antes de enviar uma pergunta veja se ela já não foi respondida aqui!

01) O SEI vai substituir o atual sistema de protocolo da instituição?

Sim. A partir do dia em que o SEI entrar em operação na UNIFAL-MG, o atual sistema de protocolo será desabilitado para criação de novos processos. No entanto ele ficará no ar para consulta de processos anteriores ao SEI.

02) Eu ainda vou poder tramitar processos físicos?

Sim, em parte. Apenas processos criados antes da data de início da operação do SEI na Instituição poderão tramitar fisicamente até o encerramento. Após essa data, todos os novos processos e seus documentos tramitarão de forma exclusivamente eletrônica.

03) E se eu precisar retomar (voltar a tramitar) um processo que está encerrado fisicamente?

Nesse caso específico, todo o conteúdo do processo físico deve ser inserido no SEI mediante escaneamento das páginas e a tramitação deve ser feita de forma eletrônica no SEI, não mais de forma física.

04) Estou lotado em uma unidade que não aparece pra mim no SEI ou a sigla que aparece está errada, o que eu faço?

Entre em contato com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, peça para falar com alguém da Seção de Cadastro e solicite a atualização da sua lotação. A repercussão no SEI de todas as atualizações realizadas no Sistema de Gestão de Pessoas ocorrem no dia seguinte à atualização.

05) Quem vai poder iniciar processos no SEI?

Qualquer servidor (Docente ou TAE) poderá abrir processo no SEI. Colaboradores terceirizados que possuem login e senha institucionais também poderão iniciar processos. Os alunos da Instituição e usuários externos (todos aqueles que não fazem parte da comunidade acadêmica, como fornecedores por exemplo) deverão dirigir-se a seção de protocolo de algum dos campi da UNIFAL-MG para iniciar um processo.

06) É obrigatório selecionar o Tipo de Processo?

Sim. Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela “Iniciar Processo”.

07) Quando devo utilizar o Número de Protocolo Automático e o Número de Protocolo Informado?

A opção Número de Protocolo Automático é a opção padrão do SEI e deve ser utilizada sempre que um NOVO processo for iniciado. A opção Número de Protocolo Informado deve ser utilizada apenas nos casos em que um processo já existente na forma física (interno ou externo à Instituição) precisar ser inserido no SEI.

08) Não sei o que colocar no campo Classificação por Assuntos, o que eu faço?

É uma dificuldade natural pela qual todo iniciante no SEI deverá passar. O importante aqui é não deixar de classificar um processo ou documento apenas porque não sabe qual código usar. Você pode procurar o código que melhor representa o assunto do seu processo no próprio SEI, clicando na lupa do lado direito do campo de Classificação por Assuntos, você pode também consultar a tabela de assuntos disponível aqui no sítio, no menu Legislação ou, em último caso, entrar em contato com a Seção de Protocolo do seu campus.

09) Qual a diferença entre os níveis de acesso Sigiloso, Restrito e Público?

O nível Sigiloso permite que o processo seja acessado apenas pelas pessoas relacionadas a ele. Para que o SEI possa trabalhar com esse tipo de processo, a Instituição precisa cumprir uma série de requisitos que ainda não foram implantados na UNIFAL-MG, por isso está indisponível para uso. O nível Restrito pode ser acessado apenas pelos membros da unidade onde ele foi criado e, caso tramite, pelos membros das unidades por onde ele tramitou. Para criar um processo com nível de acesso Restrito uma hipótese legal deve ser informada. O nível Público é o mais comum de se usar no SEI, considerando que o objetivo do sistema é a transparência. Esse tipo de processo pode ser acessado por qualquer usuário do SEI e até mesmo por pessoas externas como membros da sociedade civil, por exemplo.

10) Como devem ser tratados os processos restritos do tipo PAD (Processo Administrativo Disciplinar) no SEI?

A Comissão de Implantação recomenda a criação de uma unidade específica para cada processo do tipo PAD (ou qualquer processo restrito) que existir e que sejam lotados nessa unidade apenas as pessoas que trabalharão no processo. Pelo fato de não haver ainda a possibilidade de uso do nível de acesso sigiloso em processos abertos no SEI, recomenda-se que esses processos (PAD) sejam criados com nível de acesso restrito e NUNCA sejam tramitados.

11) O que eu devo colocar nos campos Remetente, Destinatário e Interessado?

O campo Remetente deve ser preenchido com o nome da Unidade que está criando o documento ou processo. O campo destinatário deve ser preenchido com o nome da Unidade (ou das unidades) para a qual o documento ou processo será enviado. Caso a intenção seja não tramitar, o campo Destinatário pode ter o mesmo conteúdo do campo Remetente. O campo Interessado deve ser preenchido com o nome das Pessoas interessadas no documento ou processo.

12) Quem é o destinatário de um documento?

É importante ressaltar que documentos oficiais estão destinados ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for encaminhado a um destinatário que não ocupe mais o cargo, ele será encaminhado ao novo ocupante do cargo para as providências cabíveis.

13) No momento de incluir um documento externo no SEI, que Tipo de Conferência devo escolher?

Se o documento entregue for original e assinado, deve-se escolher “Cópia autenticada administrativamente”. Se o documento for original, assinado e autenticado em cartório, deve-se selecionar “Cópia autenticada por cartório”. Caso seja entregue um documento nato digital (por exemplo: planilha eletrônica), deve-se selecionar “Documento Original”. Caso o documento seja resultante da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples, deve-se selecionar “Cópia simples”.

14) Como eu assino um documento no SEI?

A assinatura de documentos no SEI pode ser feita de duas formas: via Certificado Digital ou via Senha Institucional. Quem possui o Certificado de Digital, basta utilizar o token no momento de assinar o documento. Quem não possui o Certificado Digital deve digitar a sua Senha Institucional, a mesma utilizada para acessar o SEI, a conta de e-mail e os demais sistemas da Instituição. Nesse último caso, depois de digitar a senha o usuário deve pressionar a tecla ENTER para confirmar a assinatura. A Senha Institucional é válida para a assinatura de documentos eletrônicos segundo o Decreto nº 8539 da Presidência da República.

15) Preciso que várias pessoas assinem um documento, como devo proceder?

Depende, se todas essas pessoas que precisam assinar o documento (uma ata de reunião por exemplo) pertencem à sua unidade (ou comissão, colegiado, núcleo, comitê, conselho, etc.) é bem simples: basta você criar o documento dentro de um processo na sua unidade e avisá-las para que assinem. Todas as pessoas lotadas na sua unidade, por padrão, já possuem acesso ao documento. Caso sejam pessoas de unidades diferentes, você precisará criar um Bloco de Assinatura e liberar este bloco para todas as unidades nas quais essas pessoas estão lotadas. Ainda sim, será preciso solicitar a elas que acessem o bloco que você criou e assinem o documento. Caso tenha dúvidas sobre como criar Blocos de Assinatura, consulte o Mapa de Processo “Incluir Documento em Bloco de Assinatura” disponível aqui no sítio em Material de Apoio.

16) Qual a diferença entre Cancelar e Excluir documento?

Cancelar documento: permite o cancelamento de um documento que seja desnecessário ao processo. Essa opção deve ser utilizada se o documento já tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade, caso contrário deve-se usar a opção “Excluir”. A sequência da numeração da espécie documental continua na unidade, por exemplo, cancelado o Ofício 10, o próximo Oficio será o 11.

Excluir: permite ao usuário excluir um documento criado na unidade que seja desnecessário ao processo, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.

17) O que é documento arquivístico?

O documento de arquivo é o documento que um determinado organismo – seja ele pessoa física ou jurídica – produz no exercício de suas funções e atividades, “produção” que pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda (GONÇALVES, 1998). Por conseguinte jornais, revistas, livros, folders, propagandas, correspondências pessoais e demais materiais que não se caracterizam como documentos de arquivo, não deverão ser registrados no SEI.

Referências:

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p.

18) Posso utilizar qualquer navegador para acessar o SEI?

Recomenda-se o uso dos navegadores Firefox e Chrome. Apesar de funcionar em outros navegadores, o SEI pode conter recursos que não são totalmente interpretados por todos.

19) Configuração do scanner para inclusão de documento externo (digitalizado) no SEI?

* Formato: Portable Document Format – PDF/A-2
* Tamanho: A4
* Resolução: 300 dpi
* Escala: 1:1
* Cor: Modo tons de cinza, 8 bits
* Compressão: sem perdas
* Os arquivos deverão ser digitalizados com o reconhecimento ótico de caracteres (OCR)

20) Instruções para preenchimento do campo INTERESSADO no SEI.

Conforme Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, segue a definição de INTERESSADO:

Pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento, avulso ou processo.

Considera-se como interessado o signatário do documento (quem assina o documento), quando pessoa física, ou aquele cujo assunto do processo lhe interessar diretamente. No caso em que o signatário representar pessoa jurídica, considera-se com o interessado a instituição.

Exemplo 01: Servidor Fulano solicita aquisição de um computador para Seção de Protocolo. Fulano é o signatário do documento.

INTERESSADO: Fulano

Destinatário: Pró-Reitoria de Administração e Finanças

Exemplo 02: O Pró-Reitor autoriza as férias do servidor Fulano da Seção de Protocolo. O assunto férias interessa diretamente Fulano.

INTERESSADO: Fulano

Destinatário: Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

Exemplo 03: O prefeito de Alfenas/MG Sicrano solicita a reserva do auditório da UNIFAL-MG para realizar um evento. O Prefeito Sicrano representa a Prefeitura Municipal de Alfenas.

INTERESSADO: Prefeitura Municipal de Alfenas

Destinatário: Reitoria

21) Comunicações Oficiais – Padrão Ofício

Conforme 3º edição do Manual de Redação da Presidência da República na página 27, havia três tipos de expedientes (o ofício, o aviso e o memorando) e com o objetivo de uniformizá-los, passou-se adotar a nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o padrão ofício, com as seguintes variações:

OFÍCIO: quando um órgão envia um expediente para um órgão receptor.

OFÍCIO CIRCULAR: quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

OFÍCIO CONJUNTO: quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor.

OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR: quando mais de órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.