A Unidade Requisitante é responsável, na etapa do planejamento do pedido de compra e/ou contratação, por realizar a descrição completa do objeto que será solicitado e a respectiva quantidade. Assim, é importante que, antes de realizar uma solicitação, siga as orientações abaixo:

1. Levantar a demanda de sua Unidade;

2. Para que não haja compras desnecessárias, a Unidade Requisitante deverá verificar se há estoque do objeto desejado seguindo os seguintes passos:

   2.1 – Acessar o Sistema Integrado Compras  (SIC) e  verificar se há “Saldo em Ata”;

Se existir saldo e a Unidade Requisitante desejar solicitar o item, a Divisão de Compras/DAA/PROAF orienta que, logo após o pedido feito dentro do SIC, a Unidade Requisitante entre em contato com os responsáveis da Unidade (que possui saldo em ata) e informe seu interesse em adquirir o item.

   2.2 – Entrar em contato com o Almoxarifado Central da UNIFAL-MG e verificar se há disponibilidade do objeto.

3. De posse das informações acima apresentadas, entrar em contato com os responsáveis pelo controle de estoque e pedidos de compras e contratações de sua Unidade; e informar sobre sua demanda; visto que cada Unidade da UNIFAL-MG possui seus próprios procedimentos internos referentes à solicitações de demanda;

4. Caso exista necessidade de compra e/ou contratação, a Unidade Requisitante deverá abrir um processo no Sistema SEI. Neste caso, a Divisão de Compras/DAA/PROAF, como complemento de informações, orienta as leituras do material de apoio:  “Abertura e Tipos de Processos” e “Orçamentos”.

Quantidade Solicitada: A Unidade Requisitante é responsável por definir a quantidade do item solicitado em função do consumo provável, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação e planejamento. O cuidado nessa etapa é importante para que a Unidade Requisitante não responda em casos de pedidos que gerem prejuízos à Instituição. 

Como auxílio nessa etapa, a Divisão de Compras/DAA/PROAF sugere à Unidade Requisitante consulta às fontes de informações abaixo sobre futuras e possíveis aquisições. São elas:

1.Consulta à página da Unifal-MG e Portais do Governo para verificar se há, nos pregões em andamento, o item desejado para possível aquisição. Esta informação poderá ser obtida através do material de apoio da Divisão de Compras/DAA/PROAF “Licitações” ;

2. Consulta às Atas de Registro de Preços dos Pregões vigentes e ao material de apoio da Divisão de Compras/DAA/PROAF: “Publicação, Fases e Resultado Final da Aquisição e/ou Contratação” item – Saldo em Ata de Registro de Preços ou Adesão à Ata de Registro de Preços;

3. Consulta ao Calendário Anual de Compras: De posse das datas de compras da Unifal-MG, a Unidade Requisitante poderá programar-se para solicitações de futuras aquisições e/ou contratações.

Número e descrição correta do SIGE: 

Os itens para aquisição e/ou contratação de serviços deverão estar completamente descritos; em conformidade com os números e descrições dos seus respectivos SIGEs (devidamente cadastrados e ativos no Sistema Integrado Compras  (SIC)) e registrados dentro do Documento de Formalização de Demanda – DFD;

Importante destacar: Na descrição SIGE deverão constar, sempre que necessário:

• Validade do item;
• Marca, conforme artigo 41, inciso I da Lei 14133/21;
  

ATENÇÃO! Em caso de divergências nas descrições, a Divisão de Compras/DAA/PROAF sempre irá considerar as informações registradas no SIGE.

O número e a descrição do SIGE, informados pela Unidade Requisitante no processo, serão divulgados através de documentos referentes à intenção de compra e/ou contratação da UNIFAL-MG; publicados no site do Portal Compras Governamental – ComprasGov; Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP e na página de licitações da UNIFAL-MG. Assim, é fundamental que a Unidade Requisitante informe corretamente o número do SIGE desejado e esteja atenta à sua descrição para que erros na aquisição e/ou contratação de serviços sejam evitados e não causem prejuízos à Instituição.

Em caso de dúvidas ou dificuldades em incluir o SIGE correto, a Divisão de Compras/DAA/PROAF orienta a leitura do material de apoio  – “Orçamentos” item ” Dúvidas Frequentes”. 

Pedido Geral: Os Diretores/Chefias de cada Unidade Organizacional da UNIFAL-MG serão responsáveis por enviar, via e-mail, para a Divisão de Compras/DAA/PROAF (compras@unifal-mg.edu.br), a relação dos usuários que irão operar o Sistema Integrado Compras  (SIC) e aqueles que serão desligados. O número do pedido gerado pela Divisão de Compras/DAA/PROAF será informado, via e-mail, aos responsáveis de cada Unidade, assim como o respectivo período para a solicitação. O Sistema Integrado Compras  (SIC) ficará aberto para lançamento até as datas previamente estabelecidas no Calendário Anual de Compras. 

ATENÇÃO! Na data limite estabelecida no Calendário Anual de Compras, a Divisão de Compras/DAA/PROAF encerrará o pedido e o mesmo não será reaberto para novos lançamentos.

Compras Internacionais: As compras internacionais obedecerão às normas específicas de importação e serão tratadas diretamente na  Pró-Reitoria de Administração e Finanças – PROAF.

Sistema de Registro de Preços (SRP): Objetos que encontram-se já inseridos no Sistema de Registro de Preços (SRP) deverão ser solicitados para aquisição e/ou contratação somente se a Unidade Requisitante possuir disponibilidade orçamentária. As Unidades requisitantes deverão atentar para as datas de vencimento das Atas de Registro de Preços dos Pregões vigentes.

A Divisão de Compras/DAA/PROAF, como complemento de informações, orienta a leitura do material de apoio: “Publicação, Fases e Resultado Final da Aquisição e/ou Contratação” item – Saldo em Ata de Registro de Preços ou Adesão à Ata de Registro de Preços.