A Unidade Requisitante é responsável, na etapa do planejamento do pedido de compra e/ou contratação, por realizar a descrição completa do objeto que será solicitado e a respectiva quantidade. Assim, é importante que, antes de realizar uma solicitação, siga as orientações abaixo:

1. Levantar a demanda de sua Unidade;

2. Para que não haja compras desnecessárias, a Unidade Requisitante deverá verificar se há estoque do objeto desejado seguindo os seguintes passos:

   2.1 – Acessar o Sistema Integrado Compras  (SIC) e  verificar se há “Saldo em Ata”;
   2.2 – Entrar em contato com o Almoxarifado Central da UNIFAL-MG e verificar se há disponibilidade do objeto.

3. De posse das informações acima apresentadas, entrar em contato com os responsáveis pelo controle de estoque e pedidos de compras e contratações de sua Unidade; e informar sobre sua demanda; visto que cada Unidade da UNIFAL-MG possui seus próprios procedimentos internos referentes à solicitações de demanda;

4. Caso exista necessidade de compra e/ou contratação, a Unidade Requisitante deverá abrir um processo no Sistema SEI. Neste caso, a Divisão de Compras/DAA/PROAF, como complemento de informações, orienta as leituras do material de apoio:  “Abertura e Tipos de Processos” e “Orçamentos”.

Quantidade Solicitada: A Unidade Requisitante é responsável por definir a quantidade do item solicitado em função do consumo provável, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação e planejamento. O cuidado nessa etapa é importante para que a Unidade Requisitante não responda em casos de pedidos que gerem prejuízos à Instituição. 

Como auxílio nesta etapa, a Divisão de Compras/DAA/PROAF sugere à Unidade Requisitante consulta às fontes de informações abaixo sobre futuras e possíveis aquisições. São elas:

1.Consulta à página da Unifal-MG e Portais do Governo para verificar se há, nos pregões em andamento, o item desejado para possível aquisição. Esta informação poderá ser obtida através do material de apoio da Divisão de Compras/DAA/PROAF “Licitações” ;

2. Consulta às Atas de Registro de Preços dos Pregões vigentes e ao material de apoio da Divisão de Compras/DAA/PROAF: “Publicação, Fases e Resultado Final da Aquisição e/ou Contratação” item – Saldo em Ata de Registro de Preços ou Adesão à Ata de Registro de Preços;

3. Consulta ao Calendário Anual de Compras: De posse das datas de compras da Unifal-MG, a Unidade Requisitante poderá programar-se para solicitações de futuras aquisições e/ou contratações.

Número e descrição correta do SIGE: 

Os itens para aquisição e/ou contratação de serviços deverão estar completamente descritos; em conformidade com os números e descrições dos seus respectivos SIGEs (devidamente cadastrados e ativos no Sistema Integrado Compras  (SIC)) e registrados dentro do Documento de Formalização de Demanda – DFD;

ATENÇÃO! Em caso de divergências nas descrições, a Divisão de Compras/DAA/PROAF sempre irá considerar as informações registradas no SIGE.

O número e a descrição do SIGE, informados pela Unidade Requisitante no processo, serão divulgados através de documentos referentes à intenção de compra e/ou contratação da UNIFAL-MG; publicados no site do Portal Compras Governamental – ComprasGov; Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP e na página de licitações da UNIFAL-MG. Assim, é fundamental que a Unidade Requisitante informe corretamente o número do SIGE desejado e esteja atenta à sua descrição para que erros na aquisição e/ou contratação de serviços sejam evitados e não causem prejuízos à Instituição.

Em caso de dúvidas ou dificuldades em incluir o SIGE correto, a Divisão de Compras/DAA/PROAF orienta a leitura do material de apoio  – “Orçamentos” item ” Dúvidas Frequentes”. 

Pedido Geral: Os Diretores/Chefias de cada Unidade Organizacional da UNIFAL-MG serão responsáveis por enviar, via e-mail, para a Divisão de Compras/DAA/PROAF (compras@unifal-mg.edu.br), a relação dos usuários que irão operar o Sistema Integrado Compras  (SIC) e aqueles que serão desligados. O número do pedido gerado pela Divisão de Compras/DAA/PROAF será informado, via e-mail, aos responsáveis de cada Unidade, assim como o respectivo período para a solicitação. O Sistema Integrado Compras  (SIC) ficará aberto para lançamento até as datas previamente estabelecidas no Calendário Anual de Compras. 

ATENÇÃO! Na data limite estabelecida no Calendário Anual de Compras, a Divisão de Compras/DAA/PROAF encerrará o pedido e o mesmo não será reaberto para novos lançamentos.

Compras Internacionais: As compras internacionais obedecerão às normas específicas de importação e serão tratadas diretamente na  Pró-Reitoria de Administração e Finanças – PROAF.

Sistema de Registro de Preços (SRP): Compras e/ou contratações não deverão ser solicitados no Sistema de Registro de Preços (SRP) se não houver recurso. As Unidades requisitantes deverão atentar para as datas de vencimento das Atas de Registro de Preços dos Pregões vigentes.

A Divisão de Compras/DAA/PROAF, como complemento de informações, orienta a leitura do material de apoio: “Publicação, Fases e Resultado Final da Aquisição e/ou Contratação” item – Saldo em Ata de Registro de Preços ou Adesão à Ata de Registro de Preços.