Orginalmente, a definição de Acervo acadêmico que vem sendo adotada pelo DRGCA tem como referência o que consta na Portaria nº 315/2018 do Ministério da Educação. Em síntese, esta portaria estabelece que Acervo acadêmico seria “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos“.

Contudo, após iniciarmos no ano de 2017 uma série de estudos e ações no sentido de sistematizar gestão do acervo acadêmico sob a responsabilidade de guarda do DRGCA e de implementarmos nosso Plano de Universalização digital de serviços acadêmicos do DRGCA, concluímos ser necessário expandir e resignificar essa definição. Embora, tecnicamente, exista certo consenso de que uma base de dados digitais deve ser entendida como um documento, a gestão de dados digitais que são armazenados, acessados e tratados nestas bases para o registro, controle e cadastro acadêmico de nossos(as) estudantes, diferencia-se da forma como ocorre gestão de documentos em suporte físico/analógico. 

Desta forma, endendemos que a base de dados digitais que são produzidos ou recebidos durante a vida acadêmica de nossos(as) estudantes  e necessários para comprovar seus estudos, deve ser incluida como parte constituinte do acervo acadêmico no que se refere a especificidade da forma como a ocorre sua gestão e de natureza digital, sendo diferenciada da base documental que armazena dados em suporte fisíco/analógico produzida e recebida com a mesma finalidade.

Visando contribuir com o acompanhamento do atendimento ao que a UNIFAL-MG estebelece ou vier a estabelecer como sua política de governança de dados e documentos do acervo acadêmico, a partir do ano de 2024, criamos e passamos a manter no menu superior de nosso site uma série de páginas que se constituem como espaços dedicados a tornar público documentos, informações e procedimentos sobre como desenvolvemos e realizamos a gestão do acervo acadêmico sob a responsabilidade de guarda do DRGCA.