Orginalmente, a definição de Acervo acadêmico que vem sendo adotada pelo DRGCA tem como referência o que consta na Portaria nº 315/2018 do Ministério da Educação. Em síntese, esta portaria estabelece que Acervo acadêmico seria “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos“.

Contudo, após iniciarmos uma série de estudos e ações no sentido de sistematizar gestão do acervo acadêmico sob a responsabilidade de guarda do DRGCA a partir do ano de 2017 e implementarmos a primeira edição de nosso Plano de Universalização digital de serviços acadêmicos do DRGCA em 2020, concluímos que seria necessário expandir e resignificar essa definição.

Do ponto de vista arquivístico, podemos dizer que uma base de dados digitais pode também ser entendida como um documento que compõem o ocervo acadêmico, embora sua gestão diferencia-se da forma como ocorre gestão de documentos em suporte físico/analógico. Desta forma, endendemos que a base de dados digitais que são produzidos ou recebidos durante a vida acadêmica de nossos(as) estudantes e necessários para comprovar seus estudos, deve ser incluida como parte constituinte do acervo acadêmico. Contudo, no que se refere a especificidade de sua natureza digital, sua forma de gestão documental arquivística diferencia-se da forma como se realiza a gestão documental que armazena dados em suporte fisíco/analógico que é produzida e recebida com a mesma finalidade.

Visando contribuir com o acompanhamento do atendimento ao que a UNIFAL-MG estebelece ou vier a estabelecer como sua política de governança de dados e documentos do acervo acadêmico, a partir do ano de 2024, criamos e passamos a manter no menu superior de nosso site o item “Acervo Acadêmico” que disponibiliza uma série de páginas/espaços dedicados a tornar público documentos, informações e procedimentos sobre como desenvolvemos e realizamos a gestão do acervo acadêmico sob a responsabilidade de guarda do DRGCA.