São desafios para Seção de Protocolo e Arquivo: I) falta de espaço físico para acondicionamento de documentos em suporte papel e II) transformação digital.

A disponibilização de serviços informatizados surgiu como uma necessidade premente para melhor atendimento da comunidade universitária. Em decorrência da transformação digital, surge o desafio da obsolescência e fragilidade do documento digital, por isso é fundamental a preocupação com a preservação digital e com a garantia da autenticidade e confiabilidade do documento digital. Para superar os desafios acima, foram planejados os seguintes objetivos estratégicos:

Missão: dar acesso seguro ao documento arquivístico autêntico e confiável.

Visão: garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos arquivísticos na execução das funções de produção, classificação, avaliação, aquisição, preservação, descrição, difusão e acesso dos documentos arquivísticos.

Valores: ética, excelência, eficiência, inovação, sustentabilidade, pluralidade, transparência e observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção.

1. Objetivo estratégico: implementar a gestão documental eficiente
Atividades	Processos	Produtos	Indicadores	Meios de Verificação	Metas 2024	Observações
1.1 Atender as solicitações de assessoria arquivísitica dos setores	Assessoria arquivística	Documentos organizados	metros lineares de documentos  organizados	Processo de solicitação no SEI	10
1.2. Transferir documentos arquivísticos em suporte papel dos setores da UNIFAL-MG para Depósito de Arquivo	Aquisição e Arquivamento	Documentos transferidos	metros lineares de documentos transferidos	Processos de transferência no SEI	5
1.3 Organizar documentos em suporte papel arquivados no Depósito de Arquivo	Classificar, ordenar e acondicionar documentos arquivísticos	Documentos organizados	metros lineares de documentos organizados	Planilha no Google Drive PROTARQ	15
1.4 Selecionar documentos para eliminação	Destinação	Documentos selecionados	metros lineares (papel) e Bytes (digital) de documentos selecionados	Processos no SEI enviados para CPAD	100 m 1400 GB
1.5 Descartar documentos passívieis de eliminação	Eliminação	Documentos eliminados	metros lineares de documentos eliminados	Listagem de Eliminação no SEI	–
1.6 Recolher documentos de valor permanente para o CEDOC	Destinação, Descrição e Difusão	Documentos recolhidos	metros lineares de documentos recolhidos	Termo de Envio no SEI	–
1.7 Propor normativas e instruções pertinentes a gestão documental	Propor normativas e instruções	Normativas e instruções publiccadas	quantidade de normativas e instruções publicadas	Quadro de Portarias Publicações Eletrôncias	3	– Programa de Digitalização, Boas Práticas, Guia do SEI, etc
2. Objetivo estratégico: promover a transformação digital com preservação e acesso seguro aos documentos digitais
Atividades	Processos	Produtos	Indicadores	Meios de Verificação	Metas 2024	Observações
2.1 Implementar módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI	Mapeamento do processo para adesão dos setores	Processo disponível para peticonamento	Quantidade de processos disponíveis	SEI	Peticionamento disponível
2.2 Implementar Protocolo Gov.BR	Mapeamento do processo para adesão	UNIFAL-MG na página do Protocolo Gov.BR	UNIFAL-MG disponível na página do Protocolo Gov.BR	Página Protocolo Gov.BR	Protocolo Gov.BR disponível
2.3 Digitalizar o Acervo Acadêmico	Organizar documentos e digitalizar	Documento digitalizado	metros lineares de documentos digitalizados	Sistema de Digitalização	14	Sistema de digitalização ainda não foi desenvolvido
2.4 Auxiliar na implantação do Repositório Digital Confiável (RDC-Arq) e do software Archivematica	Publicar Política de Preservação Digital, implantar o RDC-Arq e instalar o Archivematica	Política de Preservação publicada, RDC-Arq implantado e Archivematica instalado	Política de Preservação Digital publicada	Publicações Eletrôncias	Publicação da Política de Preservação Digital
3. Objetivo estratégico: capacitar a comunidade universitária sobre gestão documental e transformação digital
Atividades	Processos	Produtos	Indicadores	Meios de Verificação	Metas 2024	Observações
3.1 Promover eventos sobre gestão documental para comunidade universitária	Realização de eventos	Evento realizado	Quantidade de eventos realizados	Páginas eletrônicas: PROTARQ, SEI e CGSI-AA	4
3.2 Incentivar a capacitação dos funcionários da PROTARQ	Realização de cursos e esttudos	Curso e estudo concluídos	Quantidade de cursos e estudos concluídos	Certificados	3
4. Objetivo estratégico: aumentar a satisfação da comunidade universitária e da sociedade com relação aos serviços prestados
Atividades	Processos	Produtos	Indicadores	Meios de Verificação	Metas 2024	Observações
4.1 Atualizar os mapas de processos	Atualizar mapa de processo	Mapa de processo atualizado	% = quantidade de mapas atualizados / total de mapas	Página eletrônica do PROTARQ	50%	11 mapas de processos
4.2 Atualizar os mapas de riscos	Atualizar mapa de risco	Mapa de risco atualizado	% = quantidade de mapas atualizados / total de mapas	Página eletrônica do PROTARQ	50%	11 mapas de processos
4.3 Criar canais de atendimento	Criar páginas com instruções sobre os serviços	Página publicada	Quantidade de páginas publicadas	Páginas eletrônicas: PROTARQ, SEI e CGSI-AA	1

 

Por Alex Trindade Barbosa 10.03.2022 – 18:26 / Atualizado em 23.02.2024 – 10:17