Para evitar erros no envio do relatório final, orientamos que os passos abaixo sejam seguidos com muita atenção pela coordenação. Lembrando que, caso haja incoerências no relatório final, a emissão dos certificados poderá ser protelada e o coordenador da ação será responsabilizado pelo atraso na confecção e publicação dos certificados da ação.
Passos a serem seguidos: Menu Administração -> número do PREAE
1. Acessar a aba [Checklist] e conferir todos os pontos apresentados pelo sistema CAEX;
2. Acessar o Menu Gestão de Presença –> Apontamentos (realizar o apontamento de presença dos inscritos de cada atividade e habilitar a confecção do certificado (coluna “habilitação”). No final da página pressionar o botão “ Salvar tabela de Apontamentos”;
3. Acessar o Menu Gestão de Presença –> Efetivações (Para ações gratuitas: efetivar as inscrições de todos os participantes a ação. Para ações pagas: a efetivação é realizada pela fundação de apoio responsável por gerir o recurso. Nesse caso, o coordenador não tem gestão sobre a efetivação das inscrições. Para obter o certificado de participante é necessário que:
a) Esteja cadastrado no CAEX;
b). Inscrito no evento (com efetivação da inscrição);
c). Com a confirmação de presença e habilitação para o certificado em pelo menos uma atividade.
4.Acessar a aba [Atividade] e verificar se todos os ministrantes estão cadastrados corretamente (lembrando que o campo “Atuação” significa a função que ele exerceu na atividade (Ex.: palestrante; ministrante; debatedor), bem como a carga horária cumprida.
5.Acessar a aba [Equipe] e verificar se todos os membros foram cadastrados corretamente em suas funções e as respectivas cargas horárias cumpridas.
ATENÇÃO! Ministrantes devem ser cadastrados na aba [Atividade]
6. Com o perfil de “Gestor de Submissões” acessar o Menu [Submissões] – Se a Ação tem submissão e apresentação de trabalhos, o Gestor de Submissões deve realizar os passos abaixo:
| Trabalhos avaliados por NOTA
A)Acesse o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão. ATENÇÃO! Se você cometer algum erro, utilize o campo [De uma situação-origem para uma situação-destino] para reverter o processo. Marque a opção desejada na “situação-origem” (Aprovado ou Reprovado), selecione a opção [Avaliado] na “situação-destino” e clique em Atualizar. G) Acessar o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão. |
Trabalhos avaliados por CONCEITO
A) Acessar o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão. |
7. Acessar a aba [Anexo] e incluir todas as peças de divulgação da ação utilizadas pela coordenação; além de arquivos ou documentos necessários para complemento das informações apresentadas no relatório final (ex: quais trabalhos receberam menção honrosa).
