Como realizar o checklist para o envio do Relatório Final

Para evitar erros no envio do relatório final, orientamos que os passos abaixo sejam seguidos com muita atenção pela coordenação. Lembrando que, caso haja incoerências no relatório final, a emissão dos certificados poderá ser protelada e o coordenador da ação será responsabilizado pelo atraso na confecção e publicação dos certificados da ação.

Passos a serem seguidos: Menu Administração -> número do PREAE

1. Acessar a aba [Checklist] e conferir todos os pontos apresentados pelo sistema CAEX;

2. Acessar o Menu Gestão de Presença –> Apontamentos (realizar o apontamento de presença dos inscritos de cada atividade e habilitar a confecção do certificado (coluna “habilitação”). No final da página pressionar o botão “ Salvar tabela de Apontamentos”;

3. Acessar o Menu Gestão de Presença –> Efetivações (Para ações gratuitas: efetivar as inscrições de todos os participantes a ação. Para ações pagas: a efetivação é realizada pela fundação de apoio responsável por gerir o recurso. Nesse caso, o coordenador não tem gestão sobre a efetivação das inscrições. Para obter o certificado de participante é necessário que:
a) Esteja cadastrado no CAEX;
b). Inscrito no evento (com efetivação da inscrição);
c). Com a confirmação de presença e habilitação para o certificado em pelo menos uma atividade.

4.Acessar a aba [Atividade] e verificar se todos os ministrantes estão cadastrados corretamente (lembrando que o campo “Atuação” significa a função que ele exerceu na atividade (Ex.: palestrante; ministrante; debatedor), bem como a carga horária cumprida.

5.Acessar a aba [Equipe] e verificar se todos os membros foram cadastrados corretamente em suas funções e as respectivas cargas horárias cumpridas.

ATENÇÃO! Ministrantes devem ser cadastrados na aba [Atividade]

6. Com o perfil de “Gestor de Submissões” acessar o Menu [Submissões] – Se a Ação tem submissão e apresentação de trabalhos, o Gestor de Submissões deve realizar os passos abaixo:

Trabalhos avaliados por NOTA

A)Acesse o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão.
B) Depois de ver todas as submissões, role a página até o final e localize a ferramenta “Atualização em Lote”.
C) No campo [De uma nota para uma situação] selecione uma nota dentre as opções disponíveis. Nessa lista estão todas as notas encontradas nos trabalhos submetidos. Observe que cada nota aparece duas vezes: uma vez para considerar a própria nota e todas as notas maiores que ela; outra para considerar a própria nota e todas as notas menores que ela. Exemplo: se você deseja que todos os trabalhos com nota igual ou superior a 7 sejam aprovados, escolha a opção [7.00 e todas acima].
D) Ainda no campo [De uma nota para uma situação] selecione a situação destino. Exemplo: se você deseja que todos os trabalhos com nota igual ou superior a 7 sejam aprovados, selecione a opção [Aprovado].
E) Para executar a operação clique no botão [Atualizar].
F) Para reprovar trabalhos com base na nota repita os três passos anteriores. Mas atente para o fato de que a nota escolhida para reprovar deve ser menor do que a nota escolhida para aprovar. Exemplo: se você deseja que todos os trabalhos com nota inferior a 7 sejam reprovados (isto é, notas até 6.99), deve escolher a nota imediatamente menor que 7, porque se escolher a opção [7.00 e todas abaixo], a nota 7 também será considerada, e inevitavelmente, trabalhos com nota 7 também serão reprovados.

ATENÇÃO! Se você cometer algum erro, utilize o campo [De uma situação-origem para uma situação-destino] para reverter o processo. Marque a opção desejada na “situação-origem” (Aprovado ou Reprovado), selecione a opção [Avaliado] na “situação-destino” e clique em Atualizar.

G) Acessar o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão.
H) Acessar a coluna “Apresentação” e clicar sobre o “A” em todos os trabalhos que foram aprovados e apresentados;

Trabalhos avaliados por CONCEITO

A) Acessar o menu de [Gestão de Submissões >> Submissões], localize a sua Ação de Extensão.
B) Acessar a coluna “Apresentação” e clicar sobre o “A” em todos os trabalhos que foram aprovados e apresentados;

7. Acessar a aba [Anexo] e incluir todas as peças de divulgação da ação utilizadas pela coordenação; além de arquivos ou documentos necessários para complemento das informações apresentadas no relatório final (ex: quais trabalhos receberam menção honrosa).