A Gerência de Cursos e Eventos sugere à Coordenação da Ação que fique atenta aos itens da tabela abaixo para o bom desenvolvimento do Curso ou Evento:
Atenção às orientações de “Como registar os dados da minha Ação no Sistema CAEX”
Criação das subcomissões (com nome; contato e a função dos integrantes de cada subcomissão:
Geral – subcomissão responsável pelas decisões finais da Ação, convite aos palestrantes, ministrantes e convidados das mesas;
Científica – subcomissão responsável pelo edital; submissão, avaliação e apresentação dos trabalhos;
Infraestrutura – subcomissão responsável pela reserva dos auditórios, salas, suporte técnico, limpeza, coffee break;
Tecnologia – subcomissão responsável pelas salas virtuais, apresentação de trabalhos;
Logística – subcomissão responsável pelas reservas de hotéis, transporte; translado;
Cerimonial – subcomissão responsável pela cerimonia de abertura e encerramento da Ação, composição da mesa; Saiba mais.
Divulgação – subcomissão responsável pela criação e atualização dos sites, post, peças e divulgação da Ação; Saiba mais.
Cultural – subcomissão responsável pelos atrações culturais durante a Ação.
Criação de e-mail e whatsApp da organização da Ação
4.1 Criação de site, post (sugere contato com a Gerência de Publicações da PROEX para a criação do post da Ação) ou outros meios de divulgação onde deverão ser publicadas todas as informações da Ação como:
a) Datas das inscrições e local;
b) Programação da Ação;
c) Informações sobre submissão de resumos, se houver ; incluir o modelo de resumo com as instruções; Saiba mais.
d) Incluir o contato da comissão organizadora: e-mail; telefone (whatsApp),
e) Informar os requisitos para participar da Ação e se haverá isenção de taxa etc; Saiba mais.
4.2Criação das peças de divulgação – Saiba mais.
4.3. Divulgação da Ação – Saiba mais.
4.4 Divulgação da Isenção de Taxas – Saiba mais. (Ações Pagas)
5.1. Reserva dos auditórios e salas – Saiba mais.
5.2. Solicitação do suporte de TI – Saiba mais.
5.3. Solicitação de suporte de Acessibilidade (intérpretes, produção de material didático) – Saiba mais.
5.4 Solicitação de material de apoio – Saiba mais.
6.1 Informar aos participantes sobre os tutoriais do CAEX:
Como realizar o cadastro no CAEX;
Como realizar a inscrição no Curso ou Evento;
Como submeter resumos:
Como ter acesso às acesso às salas virtuais;
Tutoriais disponíveis no link: (https://www.unifal- mg.edu.br/extensao/caex-3/)
6.2. Para comunicar-se com seus participantes clique aqui.
6.3. Das submissões e Apresentações de Trabalho criar e publicar no site, post da Ação orientações aos:
- Apresentadores de trabalho;
- Ouvintes;
- Avaliadores (dos resumos ou apresentações de trabalho);
- Monitores das apresentações de trabalho;
- Gestores de submissão;
- Mediadores (mesas, paletras e apresentações detrabalhho);
- Orientações sobre o resumo.
- Sugestão de site para consulta – modelo: https://www.unifal-mg.edu.br/simposiointegrado/sessoes-tematicas-2/
7.1. Divulgar e solicitar manifestação de interesse à comunidade (interna ou externa da Unifal-MG) para avaliar os trabalhos.
- Sugestão de site para consulta – modelo: https://www.unifal-mg.edu.br/simposiointegrado/avaliadores-2/
7.2 Criação da Planilha de Apresentação de trabalhos: Nome do trabalho, apresentador; autores; monitor da sala, avaliador(es) do trabalho);
7.3 Verificar se haverá apresentação de trabalhos em desenvolvimento de patentes(planejar um horário exclusivo para a apresentação de cada trabalho. Divulgar apenas aos autores, apresentadores e avaliadores);
8.1 Formulário de Presença, leitor de código de barras;
8.2. Criação de FAQ para possíveis perguntas;
8.3 Equipe para interagir com os participantes no chat;
9.1 Informações sobre inscrições realizadas – Saiba mais.
9.2 Isenção de Taxas – Saiba mais.
Convite à PROEX para a composição de mesa de Abertura ou Encerramento. – Saiba mais.