Novo sistema de Assistência Estudantil agiliza processo de solicitação e liberação de benefícios

Nesse primeiro semestre de 2019, a UNIFAL-MG inova o processo de candidatura aos benefícios oferecidos pelo Programa de Assistência Estudantil com a implantação do sistema “Assistência Discente”. A partir de agora, os alunos poderão fazer as solicitações dos benefícios de forma totalmente digital, sem a necessidade de entregar os documentos pessoalmente e, ainda, acompanhar o status da análise de suas solicitações.

Segundo o gerente de Desenvolvimento e Gestão da Informação da UNIFAL-MG, Cléber Moterani Tavares, que coordenou a elaboração do projeto do novo sistema junto à Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Estudantis (Prace), a ferramenta dará mais eficiência ao trabalho da Prace e comodidade aos estudantes. “Por meio do novo sistema, esperamos que a análise da documentação pela Prace ocorra mais rapidamente e que os benefícios sejam gerenciados de forma mais ágil também”, argumenta.

Alunos ingressantes nesse primeiro semestre já estão utilizando o novo sistema e de acordo com o pró-reitor de Assuntos Comunitários e Estudantis, Prof. Wellington Ferreira Lima, o processo, que desde a solicitação até o recebimento do benefício durava até 90 dias, com a implantação da nova ferramenta, alguns pedidos foram deferidos em horas e estima-se que os mais demorados devam se encerrar em 30 dias. “Em primeiro lugar, o sistema otimizou muito a entrega dos documentos: as abas foram configuradas para que cada discente entregue exatamente aquilo que é necessário para a análise dele, o que minimiza o vai e vem de pedidos por falta de documentos; em segundo lugar, esperamos gerar economia por parte do discente que não precisará imprimir e copiar documentos a cada pedido; por fim, o fluxo de documentos não sofre desvios ou demoras no trânsito entre uma cidade e outra ou entre a Instituição e prestadores de serviço, tudo acontece online e imediatamente”, comenta os benefícios já identificados no sistema.

Prof. Wellington conta que, entre as muitas vantagens oferecidas pela nova ferramenta, está a possibilidade de identificar o perfil do aluno imediatamente após o envio do formulário de solicitação. “Além dessa celeridade, a rotina do sistema separa os discentes em grupos permitindo que comecemos as análises pelos que, teoricamente, precisam mais”, afirma.

Como funciona a solicitação via sistema?

A nova ferramenta substitui o antigo sistema utilizado pela Prace, chamado “Assistência Estudantil”, do qual se diferencia na forma com que o discente fará e acompanhará as solicitações. “No novo sistema, a Prace configura os formulários de acordo com as regras normatizadas e o aluno é guiado pela interface a responder as questões pertinentes à assistência que deseja obter. Conforme ele vai fornecendo respostas, o sistema vai solicitando o upload de documentos comprobatórios, previamente estabelecidos pela Prace”, explica Cléber.

Algo que chama a atenção na ferramenta também é o fato de não permitir a conclusão da solicitação enquanto faltar documentos obrigatórios anexados ao formulário. “Isso facilita o trabalho das assistentes sociais, que recebem as solicitações, já munidas de todos os documentos necessários”, diz. “O sistema também possibilita que o aluno fique sabendo do resultado da sua análise e do status dos seus benefícios, assim que a análise é concluída”, completa.

Cléber esclarece também que como o sistema atual e o novo trabalham de formas diferentes, as informações do antigo sistema não serão migradas para o novo. “O sistema antigo, por exemplo, tem uma amarração forte com editais e com limitações de prazo para solicitação, o novo já não tem isso, trabalha com fluxo contínuo”, cita uma das principais diferenças entre as ferramentas. “Só que esse fato não prejudica em nada o aluno que já é beneficiário, porque o sistema antigo ainda continuará valendo até que sejam encerrados todos os benefícios registrados nele”, garante, informando, porém, que a Prace poderá solicitar que os beneficiários já existentes façam as solicitações de continuação do benefício no novo sistema.

No caso de renovação do pedido do benefício, o sistema está programado para buscar na base de documentos algum documento que o aluno já tenha enviado em solicitações anteriores e mostrar esse documento ao aluno, de forma que ele possa aproveitar o documento antigo (se ainda tiver válido) ou fazer upload de um novo. “Essa base de documentos do aluno vai sendo incrementada a cada nova solicitação, por isso, a tendência é que quanto mais solicitações o discente tiver feito, menos documentos ele precise enviar na próxima vez”, frisa Cléber.

Além do acesso pelo Portal de Sistemas Integrados, os estudantes também poderão acessar a ferramenta “Assistência Estudantil” diretamente no Sistema Acadêmico.

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